プライベートブランドの紅茶の発注は、メールのやり取りと発注書だけで何か月も問題なく回ることがありますが、それも再発注の価格が変わったり、レシピについての疑問が生じたり、バッチが承認済みの内容と一致しなかったりする瞬間までの話です。その時点で、実際に合意されていた内容は、双方が合意したと記憶している内容よりもはるかに重要になります。これらのすべてを初日から重厚な法的契約でまかなう必要はありませんが、生産開始前に書面化しておく価値のある点がいくつかあり、小規模な試験発注を超えるものについては弁護士に確認してもらうべきです。
紅茶とドライフルーツにまたがるプライベートブランド商品群を構築するバイヤーにとって、同じ抜け穴がやや異なる場所に現れます。フルーツティーのブレンドにもハーブティーと同様に保護すべきレシピがあり、ドライフルーツの生産にも、製品がティーバッグでは全くないにもかかわらず、独自の仕様書とサンプル段階が存在します。カテゴリーは異なっても、バイヤーを守る文書化の習慣はどれも同じです。
発注を説明文ではなく仕様書に紐づける
発注書に「カモミールティーバッグ、20,000個」とだけ書かれていると、二つの異なる製品のどちらとも取れる余地が大きすぎます。書面による契約は、特定の仕様書を指し示すべきです。ブレンドまたは単一ハーブの同一性、例えば1.5〜3グラムという例示範囲のような目標グラム数、糸とタグ付きの個包装エンベロープといったバッグ形式、そしてカートンのラベリングに至るまでの包装レベルです。ドライフルーツの場合、対応する仕様書は果実の産地、バイヤーが想定する形態、そして出荷時の小売用または卸売用の包装をカバーします。この仕様書が存在すれば、見積もりと本生産の両方を、その言い換えではなく同じ文書と照合できるようになります。また、後の発注で仕様に変更が生じた場合は、口頭での調整ではなく書面による更新とすべきです。
レシピの所有権を明確にする
レシピの所有権は、初回発注が小規模なうちは見過ごされがちですが、ブレンドが売れ始めてから後で整理しようとすると高くつきます。自社の配合を持ち込む場合、契約にはそれが自社の所有物であり、製造業者の役割は自社の指示に基づく調達と生産に限定される旨を明確に記載すべきです。レシピがサンプルを一緒に作りながら共同で開発されたものである場合は、その配合が自社の専有物なのか、それとも製造業者が他所で類似のものを提供する権利を保持するのかを書面で定めてください。
数字だけでなく価格ロジックを書き残す
提示された単価は初回発注には答えますが、二回目の発注には答えません。契約には、一定期間または数量に対して価格が何に基づいているか、そして再発注時に具体的に何がその価格を動かしうるか — 茶葉やハーブのコスト変動、印刷包装のコスト変動、あるいは見積もり時と異なる発注量など — を明記すべきです。また、その見積もりに有効期限があるかどうかも明確にすべきです。ある季節に提示された価格が、次の季節にも必ずしも有効とは限らないからです。同じ論理は再発注のリードタイムにも当てはまります。アートワークや設定が既に存在するために再発注が初回より速く進むと期待するのであれば、それを前提とせず書面にしておくべきです。フル稼働している製造業者は、再発注を自動的に速いものとして扱うとは限らないからです。
