Stock e ponto de encomenda para uma marca de chá em crescimento

Uma mistura mais vendida que esgota logo no seu primeiro mês forte na prateleira de um retalhista raramente se deve a uma falha na previsão da procura. Deve-se, sim, a uma falha no timing da reposição: a encomenda do lote seguinte foi feita tarde demais em relação ao tempo que esse lote realmente demora a ser produzido, embalado e entregue. À medida que as vendas de uma marca de chá ou de frutos secos crescem, é exatamente no intervalo entre "devíamos repor em breve" e um ponto de disparo documentado que começam tanto as ruturas de stock como o excesso de stock.

Onde os problemas de reposição realmente começam

No início, um fundador pode repor por instinto, porque o volume é baixo e o armazém pequeno o suficiente para avaliar a olho. Esse instinto deixa de funcionar assim que uma marca adiciona simultaneamente uma segunda cadeia de retalho, uma conta de grossista e um canal de comércio eletrónico em crescimento, porque cada um consome stock a um ritmo e num calendário diferentes. A solução não é uma previsão mais complexa; é um gatilho simples e escrito: um nível de stock que significa "encomendar agora", calculado a partir de como o negócio realmente vende e de quanto tempo realmente demora a reposição.

Construir um ponto de encomenda em torno do prazo de entrega real

Um ponto de encomenda só é tão bom quanto o prazo de entrega por trás dele. A fórmula padrão é: ponto de encomenda igual a vendas diárias médias multiplicadas pelo prazo de entrega em dias, mais o stock de segurança. A parte em que as marcas erram é o próprio prazo de entrega — tratar o prazo mais rápido indicado por um fornecedor como o número a planear, em vez de um número realista que inclua confirmação de encomenda, planeamento de produção e transporte até ao destino real, não apenas até a um porto nacional. Peça a qualquer fabricante por contrato um prazo de entrega confirmado para o seu produto específico e volume de encomenda no momento do orçamento, e construa o ponto de encomenda a partir desse número, não de uma estimativa geral.

Dimensionar o stock de segurança especificamente para chá e frutos secos

O stock de segurança existe para absorver a diferença entre o que se espera e o que acontece: um lote de produção um pouco mais lento, uma semana de vendas acima da média, um envio que passa o desalfandegamento com alguns dias de atraso. Uma fórmula de trabalho comum é (vendas diárias máximas × prazo de entrega máximo) menos (vendas diárias médias × prazo de entrega médio), o que dá uma margem dimensionada para a variabilidade real, em vez de um número redondo escolhido por hábito. Para chá e frutos secos embalados, essa margem tem um teto: ambas as categorias têm um prazo de validade finito, pelo que acumular meses de stock de segurança extra só para nunca repor cedo demais desloca simplesmente o risco da rutura para o envelhecimento do inventário e para os saldos.

Por que as margens de prazo de entrega não são um único número

O prazo de entrega de uma encomenda em marca própria raramente é um único número em todo o catálogo de uma marca. Uma produção repetida de uma mistura existente em embalagem já em stock avança mais depressa do que uma receita pela primeira vez com arte gráfica nova ainda em prova, e um chá de ervas em saqueta com envelope padrão avança mais depressa do que uma mistura de frutas multicomponente com uma caixa impressa nova. Tratar o ponto de encomenda de cada referência como se partilhasse um único prazo de entrega é uma causa comum de se ser demasiado conservador nos artigos de rotação rápida e demasiado agressivo nas linhas mais novas ou mais complexas. Segmentar os produtos pela rapidez realista com que podem ser repostos é um pequeno passo de planeamento que elimina uma fonte recorrente de erro.

Picos de procura: época de ofertas, promoções e novas listagens

Um ponto de encomenda construído sobre uma média anual dispara sistematicamente tarde demais perante um pico previsível — época de ofertas empresariais, uma promoção de retalhista ou o tráfego de lançamento de uma nova listagem. A solução é calcular um ponto de encomenda separado e temporário para essa janela, usando as vendas diárias esperadas durante o pico em vez da média anual, e colocar a encomenda cedo o suficiente para cobrir a subida da procura, não apenas os próprios dias de pico. As marcas apanhadas desprevenidas aqui costumavam ter os números anuais certos, mas a janela errada.

Da folha de cálculo ao hábito: fazer o ponto de encomenda perdurar

Nada disto exige software sofisticado para começar. Uma folha de cálculo partilhada com o stock atual, as vendas diárias médias e de pico, o prazo de entrega confirmado e um gatilho calculado por referência é suficiente para a maioria das marcas em crescimento, desde que alguém seja responsável por a atualizar e outra pessoa a verifique face às contagens reais de stock. O hábito mais importante é rever os números sempre que o negócio muda — uma nova conta, uma promoção, um trimestre fraco — em vez de os definir uma vez no lançamento e presumir que ainda são válidos um ano depois.

Acertar o ponto de encomenda depende de conhecer o prazo real de produção e envio em vez de o presumir, e é por isso que a TeraVella confirma o prazo de entrega por produto e volume de encomenda no momento do orçamento, para a produção por contrato de saquetas de chá, a embalagem de frutos secos e as produções em marca própria a partir de Antália.