Lập Kế Hoạch Tồn Kho Và Đặt Hàng Lại Cho Thương Hiệu Trà Đang Phát Triển

Một loại pha trộn bán chạy nhất bị hết hàng trong tháng đầu tiên bán mạnh trên kệ nhà bán lẻ hiếm khi bắt nguồn từ một thất bại trong dự báo nhu cầu. Nó bắt nguồn từ một thất bại về thời điểm đặt hàng lại: đơn hàng cho lô tiếp theo được đặt quá muộn so với thời gian thực sự cần để lô đó được sản xuất, đóng gói và giao hàng. Khi doanh số của một thương hiệu trà hoặc trái cây sấy khô tăng trưởng, khoảng cách giữa "chúng ta nên đặt hàng lại sớm" và một điểm kích hoạt được ghi lại bằng văn bản chính xác là nơi cả tình trạng hết hàng lẫn tồn kho dư thừa đều bắt đầu.

Nơi các vấn đề đặt hàng lại thực sự bắt đầu

Ở giai đoạn đầu, một người sáng lập có thể đặt hàng lại theo bản năng vì khối lượng còn thấp và kho hàng đủ nhỏ để ước lượng bằng mắt. Bản năng đó ngừng hoạt động ngay khi thương hiệu bổ sung một chuỗi bán lẻ thứ hai, một tài khoản bán sỉ và một kênh thương mại điện tử đang phát triển cùng một lúc, vì mỗi kênh rút tồn kho theo tốc độ và lịch trình khác nhau. Giải pháp không phải là một dự báo phức tạp hơn; đó là một điểm kích hoạt bằng văn bản đơn giản: một mức tồn kho có nghĩa là "đặt hàng ngay", được tính toán từ cách doanh nghiệp thực sự bán hàng và thời gian thực sự cần để bổ sung hàng.

Xây dựng điểm đặt hàng lại dựa trên thời gian giao hàng thực tế

Một điểm đặt hàng lại chỉ tốt bằng thời gian giao hàng đứng sau nó. Công thức tiêu chuẩn là: điểm đặt hàng lại bằng doanh số trung bình hằng ngày nhân với thời gian giao hàng tính bằng ngày, cộng với tồn kho an toàn. Phần mà các thương hiệu thường làm sai là chính thời gian giao hàng — coi thời gian quay vòng nhanh nhất mà nhà cung cấp báo giá là con số để lập kế hoạch, thay vì một con số thực tế bao gồm xác nhận đơn hàng, lên lịch sản xuất, và vận chuyển ra ngoài đến đích thực tế, chứ không chỉ đến một cảng trong nước. Hãy hỏi bất kỳ nhà gia công đóng gói nào về thời gian giao hàng đã được xác nhận cho sản phẩm và quy mô đơn hàng cụ thể của bạn khi báo giá, và xây dựng điểm đặt hàng lại từ con số đó, chứ không phải từ một ước tính chung chung.

Xác định quy mô tồn kho an toàn riêng cho trà và trái cây sấy khô

Tồn kho an toàn tồn tại để hấp thụ sự khác biệt giữa những gì bạn mong đợi và những gì thực sự xảy ra: một đợt sản xuất hơi chậm hơn, một tuần bán hàng vượt mức trung bình, một lô hàng thông quan chậm vài ngày. Một công thức làm việc phổ biến là (doanh số hằng ngày tối đa × thời gian giao hàng tối đa) trừ đi (doanh số hằng ngày trung bình × thời gian giao hàng trung bình), điều này tạo ra một lớp đệm có quy mô dựa trên sự biến động thực tế thay vì một con số tròn được chọn theo thói quen. Đối với trà và trái cây sấy khô đóng gói, lớp đệm đó có một giới hạn trên: cả hai danh mục đều có hạn sử dụng hữu hạn, vì vậy việc chồng chất nhiều tháng tồn kho an toàn dư thừa để tránh đặt hàng lại sớm chỉ đơn giản là chuyển rủi ro từ hết hàng sang tồn kho cũ đi và phải giảm giá.

Tại sao vùng đệm thời gian giao hàng không phải là một con số duy nhất

Thời gian giao hàng cho một đơn hàng nhãn hiệu riêng hiếm khi là một con số duy nhất trên toàn bộ danh mục của một thương hiệu. Một lô sản xuất lặp lại của một loại pha trộn hiện có trong bao bì tiêu chuẩn di chuyển nhanh hơn một công thức lần đầu với thiết kế in ấn mới vẫn đang trong giai đoạn kiểm tra bản in, và một loại trà thảo mộc dạng túi với phong bì tiêu chuẩn di chuyển nhanh hơn một loại pha trộn trái cây nhiều thành phần với hộp carton in mới. Coi điểm đặt hàng lại của mọi SKU như thể chúng có chung một thời gian giao hàng là một nguyên nhân phổ biến khiến vừa quá thận trọng với các mặt hàng chủ lực bán chạy, vừa quá liều lĩnh với các dòng sản phẩm mới hơn hoặc phức tạp hơn. Phân khúc sản phẩm theo tốc độ thực tế có thể bổ sung là một bước lập kế hoạch nhỏ giúp loại bỏ một nguồn lỗi lặp đi lặp lại.

Các đợt tăng vọt nhu cầu: mùa tặng quà, khuyến mãi và danh sách mới

Một điểm đặt hàng lại được xây dựng dựa trên mức trung bình cả năm sẽ liên tục kích hoạt quá muộn trước một đợt tăng có thể dự đoán được — mùa tặng quà doanh nghiệp, một chương trình khuyến mãi của nhà bán lẻ, hoặc lưu lượng ra mắt trên một danh sách mới. Giải pháp là tính một điểm đặt hàng lại riêng, tạm thời cho khoảng thời gian đó, sử dụng doanh số hằng ngày dự kiến trong đợt tăng thay vì mức trung bình hằng năm, và đặt đơn hàng đủ sớm để bao phủ giai đoạn tăng dần của nhu cầu, chứ không chỉ riêng những ngày đỉnh điểm. Các thương hiệu bị mắc kẹt ở đây thường có con số hằng năm đúng nhưng khoảng thời gian sai.

Từ bảng tính đến thói quen: làm cho điểm đặt hàng lại thực sự được áp dụng

Không điều nào trong số này cần phần mềm phức tạp để bắt đầu. Một bảng tính dùng chung với tồn kho hiện tại, doanh số trung bình và đỉnh điểm hằng ngày, thời gian giao hàng đã xác nhận và một điểm kích hoạt được tính cho mỗi SKU là đủ đối với hầu hết các thương hiệu đang phát triển, miễn là có người chịu trách nhiệm cập nhật nó và người khác theo dõi nó so với số lượng tồn kho thực tế. Thói quen quan trọng nhất là xem lại các con số này mỗi khi doanh nghiệp thay đổi — một tài khoản mới, một chương trình khuyến mãi, một quý bán chậm — thay vì thiết lập chúng một lần khi ra mắt và giả định rằng chúng vẫn còn đúng một năm sau đó.

Việc xác định đúng điểm đặt hàng lại phụ thuộc vào việc biết thời gian giao hàng sản xuất và vận chuyển thực tế của bạn thay vì giả định, đó là lý do TeraVella xác nhận thời gian giao hàng theo từng sản phẩm và quy mô đơn hàng khi báo giá cho sản xuất túi trà theo hợp đồng, đóng gói trái cây sấy khô và các lô hàng nhãn hiệu riêng từ Antalya.