Kiến Thức Cơ Bản Về Kho Bãi Và Hoàn Tất Đơn Hàng 3PL Cho Thương Hiệu Trà Đang Phát Triển

Hầu hết các thương hiệu trà và trái cây sấy nhãn hiệu riêng đều bắt đầu theo cùng một cách: người sáng lập hoặc một nhóm nhỏ đóng gói đơn hàng trên bàn bếp hoặc trong một phòng làm việc phụ, in nhãn từng cái một, và lái xe chở các thùng hàng đến bưu điện vào cuối ngày. Cách đó hoạt động tốt trong một thời gian dài. Nó ngừng hoạt động một cách âm thầm, rồi ngừng hẳn cùng một lúc, và câu hỏi về điều gì sẽ thay thế nó tách biệt với việc bản thân sản phẩm được sản xuất ở đâu.

Dấu hiệu một thương hiệu đã vượt quá khả năng tự vận hành

Các tín hiệu rõ ràng nhất mang tính vận hành, chứ không hoàn toàn về tài chính. Khung thời gian giao hàng bắt đầu bị trễ vì một người không thể nhặt, đóng gói và in nhãn cho các đơn hàng trong ngày trước giờ chốt của hãng vận chuyển. Các ngày cuối tuần biến mất vào việc hoàn tất đơn hàng thay vì việc kinh doanh. Tỷ lệ lỗi tăng dần — sai hương vị trong hộp, thiếu tờ chèn — vì khối lượng đã vượt quá những gì một nhóm nhỏ có thể kiểm soát trong đầu. Một thương hiệu bán qua nhiều hơn một kênh cùng lúc, chẳng hạn một tài khoản bán buôn nhận cả pallet song song với một cửa hàng trực tiếp đến người tiêu dùng giao từng bưu kiện đơn lẻ, thường đạt đến điểm này sớm hơn một người bán một kênh duy nhất, đơn giản vì hai luồng đó cần cách xử lý khác nhau.

3PL làm gì, và không làm gì

Một nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba nhận hàng tồn kho, lưu trữ nó, rồi nhặt, đóng gói và giao từng đơn hàng khi chúng đến, thường được tích hợp với nền tảng thương mại điện tử của thương hiệu hoặc hệ thống EDI bán lẻ. Điều nó không làm là đưa ra quyết định về thương hiệu, công thức, hoặc bản thân sản phẩm — và quan trọng là, đó không phải là chức năng giống với một nhà gia công sản xuất. Nhầm lẫn hai chức năng này gây ra những vấn đề thực sự: một 3PL nhận trà số lượng lớn chưa đóng gói không có cấu trúc case, hoặc một nhà sản xuất bị yêu cầu quản lý việc giao bưu kiện trong ngày, cả hai đều kết thúc không tốt. Mỗi bên làm tốt một phần của chuỗi.

Kích thước case-pack quyết định chi phí kho bãi ra sao

Các quyết định về case-pack được đưa ra ở giai đoạn sản xuất ảnh hưởng trực tiếp đến kinh tế học của kho bãi. Một case có kích thước dựa trên một con số tròn thay vì doanh số thực tế nghĩa là một loại trà thảo mộc bán chậm hoặc một hương vị trái cây sấy ngách nằm trong kho hàng tháng trời, chiếm một vị trí pallet mà một sản phẩm bán chạy hơn có thể sử dụng. Các nhà kho thường định giá lưu trữ theo pallet hoặc không gian ngăn chứa và định giá nhặt hàng theo đơn vị hoặc case được chạm vào, vì vậy cùng một khối lượng bán hàng hằng năm có thể tốn kém đáng kể hơn hoặc ít hơn để lưu trữ và hoàn tất tùy vào việc số lượng case có khớp với tốc độ đặt lại hàng thực tế của loại đó hay không.

Điều kiện lưu trữ quan trọng đối với trà và trái cây sấy

Không phải mọi kho đều phù hợp với mọi sản phẩm. Trà và trái cây sấy đều nhạy cảm với việc hấp thụ độ ẩm, và trà đặc biệt dễ hấp thụ mùi từ bất cứ thứ gì được lưu trữ gần đó, vì vậy một cơ sở xử lý sản phẩm tẩy rửa hoặc hàng hóa có mùi mạnh trong cùng không gian là một rủi ro thực sự, không phải lý thuyết. Một nhà kho phù hợp giữ nhiệt độ và độ ẩm ổn định, luân chuyển hàng tồn kho theo nguyên tắc nhập trước xuất trước dựa trên ngày lô và hạn sử dụng tốt nhất, và thực hiện kiểm soát dịch hại chủ động — những kỳ vọng cơ bản cho việc lưu trữ thực phẩm mà một nhà kho đa dụng được xây dựng cho hàng hóa cứng có thể không đáp ứng theo mặc định.

Các yếu tố chi phí vận chuyển và giao hàng ngoài chiếc hộp

Một khi sản phẩm rời khỏi kho, chi phí hiếm khi chỉ là về trọng lượng. Hầu hết các hãng vận chuyển bưu kiện tính phí theo giá trị lớn hơn giữa trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng thể tích tính từ thể tích hộp, nghĩa là một thùng cỡ lớn quá mức bọc quanh một case nhẹ chứa túi trà có thể tốn chi phí vận chuyển cao hơn một thùng vừa vặn chứa cùng đơn hàng. Loại hàng và phương thức vận chuyển cũng quan trọng: một tài khoản bán buôn nhận nguyên pallet thường di chuyển bằng vận tải less-than-truckload có giá khác biệt rất nhiều so với bưu kiện, và việc trộn lẫn cả hai mà không lên kế hoạch là một nguồn phổ biến gây bất ngờ về biên lợi nhuận khi thương hiệu thêm kênh bán.

Những câu hỏi đáng hỏi trước khi ký với một 3PL

Một thương hiệu đang đánh giá các nhà cung cấp thường muốn câu trả lời rõ ràng cho một danh sách ngắn các điểm: cam kết khối lượng hoặc lưu trữ tối thiểu, liệu giá có tách riêng phí lưu trữ, nhận hàng và mỗi lần nhặt hay không, liệu nhà cung cấp có xử lý cả giao bưu kiện đơn lẻ và pallet dưới cùng một mái nhà hay không, và liệu hệ thống của họ có tích hợp trực tiếp với nền tảng thương mại điện tử hoặc EDI nhà bán lẻ mà thương hiệu đã sử dụng hay không. Yêu cầu xem cách họ xử lý một sản phẩm thực phẩm cụ thể — không chỉ hàng hóa nói chung — là điều đáng làm trước khi cam kết hàng tồn kho.

Việc hoàn tất đơn hàng và kho bãi nằm ở phía sau cách một sản phẩm được sản xuất và đóng gói ngay từ đầu, và việc đặt đúng thông số case, hộp và nhãn ở giai đoạn sớm hơn đó khiến mọi thứ sau đó dễ dàng hơn. Vai trò của TeraVella nằm ở giai đoạn sớm hơn đó — sản xuất túi trà gia công, đóng gói trái cây sấy và đóng gói nhãn hiệu riêng — với chi tiết case và bao bì được thống nhất ở giai đoạn báo giá thay vì cố định theo mặc định.