Evaluering af leverandør af æteriske olier: spørgsmål til indkøbere

Indkøbsteams bliver ofte bedt om at kvalificere en leverandør af æteriske olier uden at være kemikere. Den tekniske dybde hører til formuleringskemikeren og kvalitetsafdelingen, men de spørgsmål, der afslører en svag leverandør, er slet ikke tekniske. Det er spørgsmål om præcision, dokumentation og adfærd: svarer leverandøren præcist, skriftligt og med dokumenter, der kan kontrolleres? Det følgende er et spørgsmålssæt organiseret efter emne, med en note om, hvordan et godt svar ser ud, og hvad der bør få dig til at tøve. Brug det til en første evaluering eller som tjekliste til den årlige gennemgang.

Hvilken plante, hvilken del, hvilken kemotype: identitetsspørgsmålene

Bed leverandøren om for hver olie at angive det latinske binomial, den destillerede plantedel og, hvor arten har mere end én kemisk form, kemotypen. Bed også om det INCI-navn, der bruges til kosmetisk mærkning. Terminologien på området er defineret i ISO 9235, som giver ordforrådet for aromatiske naturlige råvarer, så en leverandør, der arbejder efter den, vil ikke blive overrasket over spørgsmålet.

Et godt svar er en kort skriftlig linje: slægt og art, plantedel, kemotype, hvis det er relevant, og INCI-navnet. Et svagt svar er et handelsnavn (‘vores rosmarin’) eller en generisk beskrivelse. To arter kan dele et almindeligt navn og dufte ens, men opføre sig forskelligt i en formel, og uden kemotype kan du ikke vide, om næste parti svarer til det første. Hvis leverandøren ikke kan fortælle dig, hvad vedkommende sælger, er der ringe mening i at spørge om andet.

Hvor den voksede, og hvem der håndterede den: oprindelse og sporbarhed

Spørg, hvor plantematerialet er dyrket eller indsamlet, om det er dyrket eller vildtvoksende, i hvilken sæson det er høstet, og hvor det er destilleret. Stil derefter det spørgsmål, der skiller en historie fra et system: hvis jeg giver dig et batchnummer, kan du så vise mig de høst- og destillationsoptegnelser, der ligger bag?

Gode svar beskriver et afgrænset område og et produktionsnetværk, ikke kun et land. Et land alene er sjældent præcist nok, og en leverandør, der destillerer selv eller arbejder med kendte destillatører, kan som regel sige, hvem der gjorde hvad. Spørg også, hvordan vedkommende håndterer en mangel: kommer næste parti fra den samme kilde, eller erstattes den af en anden, og ville du få det at vide? Vores egne olier kommer fra et anatolisk produktionsnetværk, vi kender direkte, og vi kan spore et parti tilbage til dets høstoprindelse; det er det detaljeringsniveau, du bør forvente at få tilbudt og ikke blot lovet.

Hvad der blev målt, og hvordan det vises: analysespørgsmålene

Spørg, hvilke test der køres på hvert parti, hvilke der køres periodisk, og hvilket laboratorium der udfører dem. For æteriske olier består det sædvanlige sæt af udseende og lugt, relativ massefylde, brydningsindeks og optisk drejning samt en GC-MS-profil af bestanddele. Der findes standardmetoder for de fysiske konstanter (ISO 279, ISO 280 og ISO 592), og ISO 11024-1 giver generel vejledning i udarbejdelse af gaskromatografiske profiler, så spørg, om leverandørens resultater følger anerkendte metoder.

En stærk leverandør leverer et batchspecifikt analysecertifikat med batchnummer, faktiske resultater, testdatoer og metode eller metodehenvisning og kan vise flere på hinanden følgende partier af samme olie. Kontrollér, at resultaterne ligger inden for den aftalte specifikation, og at de varierer realistisk fra parti til parti. Certifikater, der er identiske på tværs af partier, eller som blot gentager specifikationen, er en advarsel. Hvis du vil købe olier af høj værdi, så spørg, hvilke yderligere ægthedskontroller der findes, da en enkelt GC-MS ikke i sig selv kan bevise, at en olie ikke er forfalsket.

Hvad der er i fadet, og hvad det skal bære: sikkerheds- og renhedserklæringer

Bed om sikkerhedsdatabladet før den første ordre og ikke efter, og kontrollér, at det refererer til den konkrete olie og ikke til en generisk skabelon. Bed om en skriftlig sammensætningserklæring: at olien er 100 procent ren uden tilsatte opløsningsmidler, bærere, fiksativer eller isolater, og hvad leverandøren ved om de allergenrelevante bestanddele, som dit regulatoriske team skal kunne læse ud af GC-MS-data.

Spørg også om forureninger, hvor de er relevante for din anvendelse, og hvad leverandørens holdning er til spørgsmål fra din egen sikkerhedsvurderer. En samarbejdsvillig leverandør besvarer disse spørgsmål hurtigt. En defensiv leverandør, eller en der behandler sikkerhedsdatabladet som fortroligt, indtil der foreligger en indkøbsordre, fortæller dig, hvordan et fremtidigt problem vil blive håndteret.

Prøver, ændringer og reklamationer: hvad leverandøren gør, når det gælder

Hvordan en leverandør opfører sig omkring prøver og problemer, forudsiger forholdet bedre end nogen brochure. Spørg, hvor prøverne kommer fra: et produktionsparti med egne batchdokumenter er langt mere informativt end en specielt udvalgt krukke. Spørg, hvor længe vedkommende opbevarer referenceprøver af hvert parti, og hvordan du ville få besked om en ændring af kilde, proces eller emballage.

Stil derefter det ubehagelige spørgsmål: hvad sker der, når et parti er uden for specifikationen, eller en kunde klager? Du ønsker en beskrevet proces med en ansvarlig, en registrering og en tidsramme udtrykt som et tilsagn og ikke som et håb. En leverandør, der kan beskrive den seneste reklamation, vedkommende håndterede, og hvad der blev ændret bagefter, er mere troværdig end en, der siger, at vedkommende aldrig har haft nogen.

Bedømmelse af svarene: godt, acceptabelt og advarselstegn

Hold forventningerne til certificering på et rimeligt niveau. Et anerkendt ledelsessystem som ISO 9001 er et rimeligt tegn på, at en leverandør arbejder kontrolleret, men det fortæller ikke, om et givent parti er den rigtige olie. Det gør dokumenterne ovenfor. Vær på vagt over for enhver påstand, som ikke kan understøttes af et gældende certifikat på forlangende.

Insistér endelig på, at svarene gives skriftligt. En leverandør, der er villig til at sætte en specifikation, en dokumentliste og et tilsagn om meddelelse af ændringer på papir, er villig til at blive holdt op på dem. Mængder og priser bekræftes i tilbuddet, men specifikationen bør være på plads før det, og alt, hvad der følger, måles derefter mod den. Hvis du opbygger en kortliste over leverandører af æteriske olier, så send også dit spørgsmålssæt til os; vi lader os gerne evaluere linje for linje.