Większość marek herbaty i suszonych owoców nie traci sezonu świątecznego w grudniu. Traci go we wrześniu, kiedy zamówienie produkcyjne na serię sezonową idzie kilka tygodni później, niż faktycznie pozwalał na to kalendarz. Zanim na półce detalisty pojawi się brak towaru albo baner „niedostępne” w ofercie, decyzja, która to spowodowała, zapadła miesiące wcześniej. Planowanie popytu na okres prezentowy to mniej przewidywanie dokładnie, ile sztuk się sprzeda, a bardziej ustalenie, po kolei, każdej daty, która musi się wydarzyć, zanim herbata albo suszone owoce trafią w ręce kupującego.
Okno świąteczne to kilka terminów, nie jeden
„Popyt świąteczny” brzmi jak pojedynczy szczyt pod koniec grudnia, ale w rzeczywistości to stos osobnych terminów, które akurat przypadają na ten sam kwartał. Zamówienie na prezenty firmowe musi zostać wysłane tygodnie przed tym, zanim w ogóle zacznie się indywidualny ruch konsumencki. Sezonowa oferta sieci detalicznej ma własne okno zakupowe i dostawowe, zwykle ustalane z wielomiesięcznym wyprzedzeniem i rzadko przesuwalne po potwierdzeniu. Marka sprzedająca bezpośrednio konsumentowi przez własną stronę albo marketplace może ruszyć później, ale wciąż musi dostarczyć zapas, zanim przewoźnicy ogłoszą własne terminy graniczne dla świąt. Traktowanie tego wszystkiego jako jednej daty zamiast kilku to częsty powód, dla którego marka planuje na grudzień, a traci listopad.
Odtwarzanie kalendarza wstecz od ostatniej możliwej daty wysyłki
Jedynym niezawodnym sposobem ustalenia daty zamówienia produkcyjnego jest wyjście od ostatniej daty, kiedy gotowy zapas może dotrzeć i wciąż być użyteczny, a następnie odjęcie każdego etapu leżącego między tą datą a dniem dzisiejszym. Ten łańcuch zwykle wygląda tak: zatwierdzenie projektu graficznego i etykiety, akceptacja próbki, sam zarezerwowany termin produkcyjny, kontrole jakości i wysyłka wychodząca do miejsca, które faktycznie się liczy, a nie do ogólnego portu wjazdu. Każdy etap ma własny czas realizacji, a etapy następują po sobie, nie nakładają się, więc marka, która budżetuje czas wyłącznie na produkcję i zapomina o zatwierdzeniu grafiki albo transporcie wychodzącym, regularnie dociera do daty premiery, która już minęła.
Ile z linii produkcyjnej przypada skokowi popytu
Seria sezonowa nie zastępuje stałej oferty; konkuruje z nią o ten sam kalendarz produkcyjny. Marka, która rezerwuje zbyt mało czasu na skok sezonowy, ryzykuje wyczerpanie zapasu dokładnie w tygodniach najwyższego popytu, a marka, która czyści cały kalendarz pod sezonowy SKU, ryzykuje zagłodzenie dozamówień codziennych mieszanek, które wciąż sprzedają się w tym samym okresie. Sprawdzonym podejściem jest stały, wcześniej zarezerwowany termin na serię sezonową, wymiarowany wobec prognozy, a nie dopasowywany tam, gdzie akurat znajdzie się miejsce, przy jednoczesnym przeliczeniu punktów dozamówienia stałej oferty na te same tygodnie, tak by żadna z linii po cichu nie wyczerpała zapasu, podczas gdy obsługiwana jest druga.
Wymiarowanie zamówienia między nadzieją a historią
Marka z pełną historią sprzedaży może wymiarować zamówienie świąteczne wobec faktycznego wzrostu z zeszłego roku, skorygowanego o wzrost liczby ofert albo kanałów od tego czasu. Nowsza marka bez takiej historii musi oprzeć szacunek o coś innego: typowy sezonowy mnożnik porównywalnego produktu, zadeklarowane zobowiązanie wolumenowe partnera detalicznego albo hurtowego, albo własną średnią tygodniową sprzedaż marki przemnożoną przez ostrożny współczynnik sezonowy, a nie ten najbardziej optymistyczny. Tak czy inaczej, liczba trafiająca do zamówienia produkcyjnego powinna dać się obronić wobec czegoś konkretnego, ponieważ zamówienie wymiarowane samym optymizmem zwykle kończy się brakiem towaru albo stertą niesprzedanego zapasu sezonowego w styczniu.
Kalendarze prezentowe, które nie działają według zachodniego zegara świątecznego
Listopad i grudzień dominują w rozmowie, ale to nie jedyny sezon prezentowy, wokół którego marka herbaty albo suszonych owoców może musieć planować. Prezenty na Chiński Nowy Rok, ramadanowe i świąteczne przy Id oraz Diwali tworzą własny, regionalny skok popytu, według własnego kalendarza, często z presją czasu realizacji, której plan produkcyjny oparty na zachodnich świętach nie uwzględnia.
| Sezon |
Przybliżony termin |
Konsekwencja dla planowania |
| Zachodnie święta zimowe |
listopad–grudzień |
Najdłuższy łańcuch realizacji; okna zakupowe detalistów ustalane z wielomiesięcznym wyprzedzeniem |
| Chiński Nowy Rok |
styczeń–luty (data zmienia się co roku) |
Krótka przerwa po świętach zimowych; wymaga osobnego, wczesnego startu |
| Prezenty ramadanowe i świąteczne przy Id |
przesuwa się o około 11 dni wcześniej każdego roku |
Kalendarz dryfuje w obrębie roku zachodniego; nie da się zaplanować tylko na podstawie zeszłorocznych dat |
| Diwali |
październik–listopad |
Często pokrywa się z okresem przygotowań do zachodniego sezonu świątecznego |
Marka sprzedająca na więcej niż jednym z tych rynków potrzebuje osobnego, liczonego wstecz harmonogramu dla każdego z nich, a nie jednego planu świątecznego rozciągniętego na wszystkie, ponieważ dwie z tych dat mogą wypaść na tyle blisko siebie, że będą konkurować o ten sam termin produkcyjny.
Co zaplanować dla sztuk, które się nie sprzedadzą
Nie każda seria sezonowa się wyprzedaje, a plan na to, co dzieje się dalej, należy do początku procesu, a nie do momentu po resecie półki. Ustal z wyprzedzeniem, czy niesprzedany zapas sezonowy zostanie przeceniony, połączony w zestaw prezentowy z wolniej rotującymi pozycjami ze stałej oferty, czy przeniesiony do cyklu na kolejny rok, jeśli pozwala na to opakowanie i data minimalnej trwałości. Mieszanka sezonowa, która się wyprzedaje, staje się najmocniejszym argumentem za powtórzeniem jej w większym wolumenie w kolejnym cyklu; taka, która stale zalega, to sygnał, by ją zmniejszyć albo wycofać, a nie problem do rozwiązania po raz pierwszy w styczniu.
Za tym wszystkim stoi realność produkcyjna, wobec której warto planować wprost: linia torebek ze sznurkiem i zawieszką pracująca w tempie około 1000 torebek na godzinę, każda owinięta we własną kopertkę, z gramaturą regulowaną pod mieszankę, obok pakowania suszonych owoców i serii marki własnej. TeraVella produkuje na tej linii w Antalyi w Turcji herbaty ziołowe i owocowe, herbatę czarną i zieloną oraz mieszanki dostarczone przez klienta, w systemie ISO 9001 i ISO 22000 ze stosowanymi zasadami HACCP, z wielkością zamówienia i czasem realizacji potwierdzanymi przy wycenie.
