Mengendalikan Aduan Kualiti Dengan Pembuat Pembungkusan Teh Anda

Kebanyakan jenama persendirian hanya memikirkan pengendalian aduan selepas aduan pertama tiba, dan pada ketika itu bungkusan yang sepatutnya dapat membantu selalunya sudah berada dalam tong sampah pelanggan. Proses yang berfungsi, dipersetujui sebelum apa-apa berlaku salah, mengubah e-mel tergesa-gesa yang menekan menjadi langkah rutin yang kedua-dua pihak tahu cara menjalankannya. Khusus untuk beg teh dan buah kering, prosesnya mudah sebaik sahaja anda tahu apa yang sebenarnya diperlukan oleh pembuat pembungkusan untuk menyiasat.

Jam pertama selepas anda mengesan masalah

Sebaik sahaja kecacatan dilaporkan, sama ada daripada pembeli, pembeli runcit atau pemeriksaan gudang anda sendiri, naluri untuk membetulkannya dengan cepat adalah wajar, tetapi langkah pertama harus memelihara bukti, bukan membuangnya. Asingkan unit yang terjejas dan bukannya membuangnya, dan jika laporan itu datang daripada pelanggan, minta mereka menyimpan dan mengambil gambar bungkusan sebelum apa-apa berlaku kepadanya. Jika isu itu menjejaskan kelompok yang boleh dikenal pasti yang masih ada dalam stok anda sendiri, asingkan stok itu supaya ia tidak terus dihantar semasa anda menyiasat. Tiada satu pun daripada ini mengambil masa lama, dan itulah perbezaan antara tuntutan yang boleh ditindaklanjuti oleh pembuat pembungkusan anda dengan tuntutan yang hanya boleh mereka percayai berdasarkan kata-kata anda.

Kod kelompok dan lot: asas untuk setiap tuntutan

Setiap tuntutan yang anda bangkitkan hanya berguna setakat kod kelompok atau lot yang disertakan dengannya. Pembuat pembungkusan yang menjalankan pengeluaran di bawah sistem kualiti yang didokumenkan menyimpan rekod yang terikat dengan kod itu dan, dalam banyak kes, sampel simpanan daripada larian yang sama, jadi satu kod mengubah kenyataan kabur "ada sesuatu yang tidak kena dengan beg yang saya beli" menjadi "kelompok X, dijalankan pada tarikh ini, mengikut spesifikasi ini." Tanpanya, pembuat pembungkusan perlu mencari merentasi setiap kelompok yang mungkin sepadan, yang lebih perlahan dan jauh kurang meyakinkan. Kod ini biasanya dicetak pada sampul luar, kotak runcit atau label, jadi minta sesiapa yang menemui kecacatan itu mencatat dengan tepat di mana mereka melihatnya sebelum bungkusan itu hilang.

Gambar yang benar-benar membantu siasatan pembuat pembungkusan

Bukan semua gambar sama berguna. Gambar dekat kecacatan itu penting, tetapi begitu juga gambar yang lebih luas menunjukkan beg atau kotak termeterai yang masih utuh, ditambah imej jelas kod kelompok dan tarikh yang dicetak. Jika berkaitan, gambar bungkusan luar yang belum dibuka bersebelahan produk yang telah dibuka membantu menolak kemungkinan pengendalian yang salah selepas pembelian berbanding kecacatan yang timbul semasa pembungkusan. Elakkan gambar yang dipotong terlalu ketat sehingga konteks bungkusan hilang, dan jangan sekali-kali mengedit atau menambah baik imej sebelum menghantarnya — gambar yang tidak diubah, walaupun tidak sempurna, membawa lebih banyak bobot berbanding gambar yang telah disunting.

Menulis laporan aduan

Laporan bertulis yang ringkas sampai lebih cepat dan ditindaklanjuti lebih awal berbanding panggilan telefon atau rangkaian mesej yang disusun kemudian. Ia harus menyatakan kod kelompok atau lot, nama produk atau SKU, anggaran kuantiti yang terjejas, tarikh produk dibeli atau diterima, penerangan ringkas tentang apa yang tidak kena, dan gambar yang diterangkan di atas. Jika anda tahu resolusi apa yang anda mahukan, sama ada penggantian, kredit atau sekadar penjelasan, nyatakan secara terus dan bukannya membiarkan pembuat pembungkusan meneka. Simpan salinan setiap laporan yang anda hantar; lama-kelamaan ia menjadi fail kualiti pembekal anda sendiri.

Apa yang dilakukan oleh pembuat pembungkusan yang bertanggungjawab terhadap sesuatu aduan

Apabila menerima aduan yang didokumenkan dengan baik, pembuat pembungkusan yang beroperasi di bawah sistem pengurusan kualiti akan menarik sampel simpanan yang terikat dengan kelompok itu dan membandingkannya dengan laporan anda, bersama rekod bahan masuk, dalam proses dan barangan siap daripada larian itu. Di sinilah titik kawalan pembuat pembungkusan sendiri — pemeriksaan bahan masuk, pemeriksaan kelembapan dan berat dalam proses, pemeriksaan beg siap — sama ada mengesahkan atau menolak di mana dalam larian itu kecacatan mungkin telah masuk. Pembuat pembungkusan yang tidak dapat mengeluarkan rekod ini untuk kelompok tertentu sebenarnya tidak menyiasat; mereka hanya meneka, dan perbezaan itu wajar diuji sebelum anda mengikat jumlah kepada seorang pembekal.

Peningkatan apabila respons pertama tidak mencukupi

Jika jawapan awal tidak menyelesaikan isu itu, atau kecacatan yang sama muncul semula dalam kelompok kemudian, tingkatkan secara bertulis dan bukannya mengulangi mesej yang sama secara tidak formal. Minta hasil siasatan itu, bukan sekadar permohonan maaf: apa yang pembuat pembungkusan temui dalam sampel simpanan dan rekod, dan tindakan pembetulan apa, jika ada, yang akan menyusul untuk larian akan datang. Hubungan pembekal yang berbaloi dikekalkan ialah hubungan yang mana persoalan ini mendapat jawapan yang jujur, walaupun jawapan yang tidak disukai, bukannya pengelakan.

Memasukkan semula aduan ke dalam fail kualiti anda sendiri

Satu aduan adalah satu titik data; corak merentasi beberapa aduan adalah satu isyarat. Catatkan setiap aduan berserta kod kelompok, tarikh dan resolusinya, dan semak log itu secara berkala dan bukannya bertindak balas terhadap setiap laporan secara berasingan. Log ini juga adalah apa yang akan anda serahkan kepada pembeli runcit atau juruaudit yang bertanya bagaimana anda menguruskan kualiti pembekal sebagai jenama persendirian, jadi ia berbaloi jauh melangkaui isu yang menyebabkan ia dibuka untuk diselesaikan. TeraVella menyimpan sampel simpanan dan rekod kelompok untuk larian beg teh dan buah kering yang dibungkusnya, termasuk pesanan jenama persendirian, sebagai sebahagian daripada proses yang menjadi sandaran sesuatu siasatan aduan.