फ़ैसिलिटी विज़िट वह जगह है जहाँ आपूर्तिकर्ता के दावे या तो साबित होते हैं या टूट जाते हैं। कोई भी वेबसाइट पर "ISO सर्टिफाइड" और एक क्षमता का आँकड़ा डाल सकता है; फ़्लोर पर चलना और रिकॉर्ड पढ़ना वह तरीका है जिससे एक खरीदार इसकी पुष्टि करता है। किसी रिटेल चेन, ई-कॉमर्स ब्रांड या थोक विक्रेता के लिए, जो किसी टी या ड्राई फ्रूट को-पैकर के साथ जुड़ने वाला है, यह जानना कि एक अच्छी तरह से संचालित विज़िट में क्या-क्या शामिल होता है, एक औपचारिकता और एक उपयोगी निर्णय उपकरण के बीच का अंतर है।
खरीदार फ़ैसिलिटी विज़िट का अनुरोध क्यों करते हैं
एक कोटेशन और प्रमाणपत्रों का एक सेट कागज़ पर अधिकांश सवालों का जवाब देते हैं, लेकिन कुछ चीज़ें केवल व्यक्तिगत रूप से ही सामने आती हैं: रन के बीच लाइन कितनी साफ़ दिखती है, कर्मचारी कच्चे माल को कैसे संभालते हैं, और क्या एक मैनेजर द्वारा वर्णित कागज़ात वास्तव में शेल्फ पर दाखिल किए गए दस्तावेज़ों से मेल खाते हैं। अपने ब्रांड के तहत पहला ऑर्डर देने वाले खरीदारों को किसी बेमेल से सबसे अधिक नुकसान होता है, क्योंकि को-पैकर तक ट्रेस की गई लेबलिंग या स्वच्छता की समस्या ब्रांड की अपने रिटेलरों के सामने समस्या बन जाती है। विज़िट, चाहे व्यक्तिगत हो या वर्चुअल, इस अंतर को पाटने का सबसे तेज़ तरीका है।
पहुँचने से पहले: क्या भेजें और बदले में क्या उम्मीद करें
एक उपयोगी विज़िट तब शुरू होती है जब कोई अभी दरवाज़े से अंदर भी नहीं आया होता। को-पैकर को एक छोटा ब्रीफ भेजें जिसमें आप जिस फ़ॉर्मेट पर विचार कर रहे हैं, एक अनुमानित ग्रामेज रेंज, चाय या सूखे मेवे का प्रकार, और आपके लक्षित बाज़ार के लिए विशिष्ट कोई भी लेबल या दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताएँ शामिल हों। बदले में, एक प्रस्तावित एजेंडा की उम्मीद करें: साइट के किन क्षेत्रों को आप देखेंगे, किससे मिलेंगे, और विज़िट लगभग कितनी देर चलेगी। जो को-पैकर पहले से एजेंडा नहीं बता सकता, वह आमतौर पर आपके पहुँचने पर उसे अच्छी तरह से चलाने के लिए पर्याप्त संगठित नहीं होता।
लाइन पर घूमना: आमतौर पर क्या दिखाया जाता है
अधिकांश विज़िट का मूल कच्चे माल के इनटेक से लेकर तैयार, बॉक्स किए हुए उत्पाद तक की एक वॉक होती है। टी बैगिंग लाइन पर इसका मतलब आमतौर पर स्टोरेज में आने वाली जड़ी-बूटियों, फलों के टुकड़ों या लीफ टी को देखना, ब्लेंडिंग या डोज़िंग स्टेप, बैगिंग मशीन खुद, और वह पॉइंट देखना है जहाँ हर बैग को उसके बाहरी एनवलप में लपेटा जाता है। फ़ॉर्मेट क्षमता का आकलन करने वाला खरीदार मशीन को अलग-अलग ग्रामेज सेटिंग पर चलते हुए देखने को कह सकता है, उदाहरण के लिए 1.5 से 3 ग्राम जैसी कार्यशील रेंज में, और यह देख सकता है कि पेपर लेबल वाला स्ट्रिंग-एंड-टैग बैग लाइन पर एक साधारण सैशे से कैसे अलग है। कच्चे माल और तैयार माल के लिए स्टोरेज क्षेत्र भी करीब से देखने लायक हैं, क्योंकि नमी नियंत्रण और कीट प्रबंधन आमतौर पर आँखों से दिखते हैं, न कि कोई ऐसी चीज़ जिस पर आपको बस भरोसा करना पड़े।
दस्तावेज़ समीक्षा
फ़िज़िकल वॉक के साथ-साथ, एक गंभीर विज़िट में कागज़ात के साथ वास्तविक समय बिताना भी शामिल है, न कि संक्षेप में दिखाया और फिर रख दिया गया फ़ोल्डर। स्कोप स्टेटमेंट के साथ एक मौजूदा ISO 9001 और ISO 22000 सर्टिफिकेट, आप जो ऑर्डर करने का इरादा रखते हैं उसके करीब एक प्रोडक्ट स्पेसिफिकेशन, और हाल के किसी रन से एक बैच रिकॉर्ड देखने के लिए कहें। यदि को-पैकर एक स्टैंडअलोन HACCP सर्टिफिकेट रखने के बजाय अपने ISO 22000 सिस्टम के भीतर HACCP सिद्धांतों को लागू करता है, तो उनसे इसे स्पष्ट रूप से बताने को कहें। ट्रेसेबिलिटी को सीधे टेस्ट करना उचित है: टीम से यह दिखाने को कहें कि एक अकेला तैयार पैक उसके कच्चे माल के बैच तक कैसे ट्रेस किया जा सकता है, और देखें कि वे इसे कितने आत्मविश्वास से कर पाते हैं।
ऑन-साइट बनाम वर्चुअल ऑडिट
यात्रा हमेशा व्यावहारिक नहीं होती, खासकर सूची छोटी करने से पहले कई आपूर्तिकर्ताओं के पहले-राउंड मूल्यांकन के लिए। उसी लाइन, स्टोरेज क्षेत्रों और दस्तावेज़ों के एक नमूने को कवर करने वाला लाइव वीडियो वॉकथ्रू एक व्यावहारिक पहला प्रभाव देता है और यात्रा के लिए प्रतिबद्ध होने से पहले आपूर्तिकर्ताओं को बाहर या शामिल कर सकता है। हालाँकि, इसकी वास्तविक सीमाएँ हैं: वीडियो किसी फ़ैसिलिटी की वास्तविक हाउसकीपिंग की गंध, नमी या बनावट को पूरी तरह से व्यक्त नहीं कर सकता, और एक आपूर्तिकर्ता खुले फ़्लोर की तुलना में कैमरे पर एक संकीर्ण दृश्य को अधिक आसानी से सजा सकता है। वर्चुअल ऑडिट को एक मज़बूत पहला पास मानें, और व्यक्तिगत विज़िट उस आपूर्तिकर्ता के लिए रखें जो दीर्घकालिक या उच्च-वॉल्यूम प्रतिबद्धता के करीब है।
वहाँ रहते हुए पूछने लायक सवाल
किसी विज़िट के सबसे उपयोगी पल आमतौर पर बिना स्क्रिप्ट के होते हैं। पूछें कि जब कोई बैच आंतरिक जाँच में फेल हो जाता है तो क्या होता है, और एक सामान्य आश्वासन के बजाय एक विशिष्ट प्रक्रिया सुनें। पूछें कि टीम ग्राहक द्वारा दी गई ब्लेंड रेसिपी को हाउस ब्लेंड से अलग कैसे संभालती है, क्योंकि यह बताता है कि उनकी प्रक्रिया वास्तव में कितनी लचीली है। विशेष रूप से सूखे मेवों के लिए, पूछें कि सॉर्टिंग और नमी जाँच कैसे संभाली जाती है, क्योंकि अनातोलिया-सोर्स्ड सूखे मेवे बैच के अनुसार अलग होते हैं और को-पैकर को एक सामान्य जवाब के बजाय आप जिस उत्पाद पर विचार कर रहे हैं उसके लिए विशिष्ट बातें बता पाने में सक्षम होना चाहिए।
विज़िट के बाद: नोट्स को निर्णय में बदलना
जो देखा उसे एक दिन के भीतर लिख लें, जब तक विवरण अभी भी स्पष्ट हैं, और इसकी तुलना पहले भेजे गए ब्रीफ से करें। एक फ़ैसिलिटी जो अपने कागज़ात से मेल खाती है, बिना स्क्रिप्ट वाले सवालों का सीधा जवाब देती है, और अपनी प्रक्रिया का वर्णन करने के बजाय उसे दिखाती है, उसने सामान्य आश्वासन पर निर्भर रहने वाली फ़ैसिलिटी की तुलना में आपकी शॉर्टलिस्ट में एक मज़बूत जगह अर्जित की है। TeraVella अपने अंताल्या फ़ैसिलिटी में कॉन्ट्रैक्ट टी बैग प्रोडक्शन, ड्राई फ्रूट पैकिंग और प्राइवेट लेबल रन का मूल्यांकन करने वाले खरीदारों के लिए व्यक्तिगत और वर्चुअल दोनों तरह की विज़िट कराती है, जिसमें फ़ॉर्मेट और वॉल्यूम स्पष्ट होने के बाद कोटेशन के समय कमर्शियल शर्तों की पुष्टि की जाती है।
