Laatureklamaatioiden käsittely teen sopimusvalmistajan kanssa

Useimmat oman merkin brändit ajattelevat reklamaatioiden käsittelyä vasta ensimmäisen reklamaation saavuttua, ja siihen mennessä pakkaus, joka olisi auttanut, on usein jo asiakkaan roskiksessa. Toimiva prosessi, josta on sovittu ennen kuin mikään menee pieleen, muuttaa stressaavan kertaluonteisen sähköpostin rutiinivaiheeksi, jonka molemmat osapuolet osaavat suorittaa. Erityisesti teepussien ja kuivattujen hedelmien kohdalla prosessi on suoraviivainen, kun tietää, mitä sopimusvalmistaja oikeasti tarvitsee tutkiakseen asian.

Ensimmäinen tunti ongelman havaitsemisen jälkeen

Kun vika on ilmoitettu, olipa ilmoittaja kuluttaja, vähittäiskaupan ostaja tai oma varastotarkastuksesi, vaisto korjata se nopeasti on oikea, mutta ensimmäisen liikkeen tulisi olla todisteiden säilyttäminen, ei niiden hävittäminen. Aseta vaikutuksen alainen yksikkö sivuun sen sijaan, että heittäisit sen pois, ja jos ilmoitus tuli asiakkaalta, pyydä häntä säilyttämään ja kuvaamaan pakkaus ennen kuin sille tapahtuu mitään. Jos ongelma koskee tunnistettavaa erää, joka on yhä omassa varastossasi, eristä se varasto, jotta se ei jatka toimittamista tutkinnan aikana. Mikään tästä ei vie kauan, ja se on ero reklamaation välillä, johon sopimusvalmistajasi voi reagoida, ja sellaisen, jossa hänen on vain uskottava sanaasi.

Erä- ja eräkoodit: jokaisen reklamaation ankkuri

Jokainen esittämäsi reklamaatio on hyödyllinen vain siihen liitetyn erä- tai eräkoodin verran. Dokumentoidun laatujärjestelmän mukaisesti tuotantoa harjoittava sopimusvalmistaja pitää tähän koodiin sidottuja tietueita ja monissa tapauksissa säilytysnäytettä samasta ajosta, joten koodi muuttaa epämääräisen "jotain oli vialla ostamassani pussissa" muotoon "erä X, ajettu tänä päivänä, tätä spesifikaatiota vasten". Ilman sitä pakkaajan on etsittävä jokaisesta erästä, joka voisi uskottavasti täsmätä, mikä on hitaampaa ja paljon vähemmän vakuuttavaa. Koodi on yleensä painettu ulompaan kirjekuoreen, vähittäismyyntikartonkiin tai lipukkeeseen, joten pyydä vian löytänyttä henkilöä merkitsemään tarkalleen, missä hän sen näki, ennen kuin pakkaus katoaa.

Valokuvat, jotka oikeasti auttavat pakkaajaa tutkimaan

Kaikki valokuvat eivät ole yhtä hyödyllisiä. Läheiskuva viasta on tärkeä, mutta niin on myös laajempi kuva, joka näyttää sinetöidyn pussin tai laatikon ehjänä, sekä selkeä kuva painetusta eräkoodista ja päivämäärästä. Kun se on olennaista, kuva avaamattomasta ulkopakkauksesta avatun tuotteen vieressä auttaa erottamaan oston jälkeisen väärän käsittelyn pakkauksen aikana syntyneestä viasta. Vältä niin tiukasti rajattuja kuvia, että pakkauksen konteksti katoaa, äläkä koskaan muokkaa tai paranna kuvaa ennen sen lähettämistä — muokkaamaton valokuva, vaikka epätäydellinenkin, painaa enemmän kuin retusoitu.

Reklamaatioraportin kirjoittaminen

Lyhyt kirjallinen raportti kulkee nopeammin ja siihen reagoidaan aikaisemmin kuin puheluun tai myöhemmin kasattuun viestiketjuun. Siinä tulisi mainita erä- tai eräkoodi, tuotenimi tai SKU, likimääräinen vaikutuksen alainen määrä, päivämäärä jolloin tuote ostettiin tai vastaanotettiin, selkeä kuvaus siitä mikä oli vialla, sekä yllä kuvatut valokuvat. Jos tiedät, minkälaisen ratkaisun haluat, olipa se korvaava toimitus, hyvitys tai pelkkä selitys, sano se suoraan sen sijaan että jättäisit pakkaajan arvailemaan. Säilytä kopio jokaisesta lähettämästäsi raportista; ajan myötä siitä tulee oma toimittajan laatutiedostosi.

Mitä vastuullinen pakkaaja tekee reklamaatiolla

Hyvin dokumentoidun reklamaation saatuaan laadunhallintajärjestelmän mukaisesti toimiva pakkaaja ottaa esiin kyseiseen erään sidotun säilytysnäytteen ja vertaa sitä raporttiisi yhdessä kyseisen ajon saapuvan materiaalin, prosessin aikaisten ja valmiin tuotteen tietueiden kanssa. Tässä kohtaa pakkaajan omat tarkastuspisteet — saapuva tarkastus, prosessin aikaiset kosteus- ja painotarkastukset, valmiin pussin tarkastus — joko vahvistavat tai sulkevat pois, mihin kohtaan ajoa vika olisi voinut syntyä. Pakkaaja, joka ei pysty esittämään näitä tietueita tietylle erälle, ei oikeasti tutki; se arvailee, ja tämä ero kannattaa testata ennen kuin sitoudut volyymiin toimittajan kanssa.

Eskalointi, kun ensimmäinen vastaus ei riitä

Jos alkuperäinen vastaus ei ratkaise ongelmaa, tai sama vika ilmenee uudelleen myöhemmässä erässä, eskaloi kirjallisesti sen sijaan että toistaisit saman viestin epävirallisesti. Pyydä tutkinnan tulosta, älä pelkkää anteeksipyyntöä: mitä pakkaaja löysi säilytysnäytteestä ja tietueista, ja mitä korjaavaa toimenpidettä, jos mitään, seuraa tulevia ajoja varten. Toimittajasuhde, joka kannattaa säilyttää, on sellainen, jossa tämä kysymys saa suoran vastauksen, vaikka epämieluisan, sen sijaan että se väisteltäisiin.

Reklamaatioiden syöttäminen takaisin omaan laatutiedostoosi

Yksittäinen reklamaatio on yksi datapiste; useiden muodostama kaava on signaali. Kirjaa jokainen reklamaatio eräkoodeineen, päivämäärineen ja ratkaisuineen, ja tarkastele tätä lokia säännöllisesti sen sijaan että reagoisit jokaiseen raporttiin erikseen. Tämä loki on myös se, minkä antaisit vähittäiskaupan ostajalle tai auditoijalle, joka kysyy, miten hallitset toimittajan laatua oman merkin brändinä, joten se maksaa itsensä takaisin kauas sen ongelman ohi, jonka vuoksi se avattiin. TeraVella säilyttää säilytysnäytteitä ja erätietueita pakkaamilleen teepussi- ja kuivattujen hedelmien ajoille, mukaan lukien oman merkin tilaukset, osana prosessia, johon reklamaatiotutkinta nojaa.